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          如何做好會議活動策劃?

          作者:admin 發布日期:2017/5/17 關注次數: 二維碼分享

          一場會議策劃很多時候都是比較費時間的,因為它必須做到萬無一失,整個會場必須達到沒有失誤,下面簡單介紹下。

          首先,當提出需要做一個會議活動時,在了解對方做這個活動的初步情況時,就需要整合資源。不管是自己、上司還是甲方提出要做會議活動時,都會對活動有一些想法。

          整合資源包括三大板塊,這三大塊分別對前期的資料收集、整理和即將操作的活動進行了構架,為后面創意的形成,方案的制作確定了一個基本框架。


          活動的范圍由目標群資源構成。這一版塊包括目標群的購買習慣、購買力品牌的忠實度,目標群的集中度等,比如做一個產品的促銷活動,就會先選址,選址考慮的不僅僅是人流量的問題,還應該包括提袋率等,這就需要了解該區域的目標群的情況。

          目標群是忠于品牌還是對價格敏感,一般是在什么時候購買,購買周期為多長,一次性購買量是多大,目標群一般是如何獲取信息的,除了價格或品牌知名度,目標群還關心什么等等。因此,考慮完這些,活動舉行的范圍就基本上確定。

          外部資源構架的是活動的廣度。在這里,外部資源指的是媒體資源、場地資源、物品資源、人脈資源等。外部資源對整個活動的影響是巨大的,甚至可以理解外部資源,這個活動平臺的重要構成因素。例如,開業活動出席的嘉賓是市長還是省長,其對活動的影響程度不言而喻。


          內部資源在這版塊主要考慮活動執行方的人力、財力、物力、執行力以及向心力。俗語有云:多大的能耐唱多大的戲。 哪怕擁有多么雄厚的外部資源,但是內部執行力等跟不上,活動也很難達到較佳效果。如,擁有全國性三大媒體資源,能邀請到全國知名人士,應該可以舉行一個規模相當大的活動,但是公司內部的束縛,各方面條件都不成熟,因此,這個活動只能確認為無可執行性活動,或者降低活動檔次。如果一意孤行,將會嚴重削弱活動效果。


          提煉賣點

          整合資料的過程,也將是提煉賣點的過程,通過順推,逆向思維,聯想等方式提煉。哪些是目標群關注的,哪些是對目標群有影響力的,被影響到目標群購買決策的。

          正如在房地產行業中,在項目定位前都會提煉賣點,如地段、周邊環境、配套設施、交通、教學設施等,再契合該區域的消費者心理,選擇較具吸引力賣點,“讓孩子在千年學府里成長”這就選擇了教育環境的賣點,契合購買者關心孩子教育的心理。

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          活動定位

          一個會議活動的構思就是結合資源和目的,將活動提升到一個高度,并為其選擇一個平臺或載體,不同的平臺帶來的效果是完全不同的。然后,考慮的是如何將這個高度用一個主題體現出來,如何通過具體的活動流程來展現主題,展現創意達到目的,如何利用現有資源或潛在資源來支撐或提升這個高度,通過一系列的框架,較終的活動目的又將進一步細化到什么程度,這就是一個活動的構思。

          主題出來,再圍繞活動主題尋找版塊,就像拼圖,框架出來,現在就是將其拼湊完整,可以搜索盡量多的與主題相關的活動元素,雖然并不是每一個都可以運用到,但是可以供選擇,安排出較合理的活動。在這里,活動主題是貫穿的靈魂,任何元素都要圍繞靈魂來篩選,安排。在確定前面兩個方面以后,就是具體的活動方案的完成。

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          活動方案

          一個活動并不是一個方案就能解決的,為了保證活動效果,還需要將活動方案更加細分,如細分為宣傳方案、執行方案、公關方案風險意外機制等。

          宣傳方案

          宣傳方案應該包括前期宣傳,活動中宣傳,后續宣傳。

          前期宣傳開展時間視活動而定,一般從活動開始前半個月開始宣傳,同時也可以在活動開始前進行活動預熱,根據人的關注點,一般會經過以下階段,通過預熱達到一個小的高潮,然后在廣告宣傳的刺激下,維持著相對穩定的關注度,并且在活動開始當天,關注度達到較高。因此,合理安排好前期宣傳的開展日期對活動的效果有較大的影響;活動中宣傳通過現場的廣告位擺放,廣告方式的組合,流動廣告宣傳,將平面,聲頻,圖像等諸多廣告媒體有機結合,讓目標群形成強烈的印象后期宣傳指活動結束后的宣傳活動。通常在活動結束后會維持一段時間的宣傳,進行持續宣傳,該階段主要以建立品牌忠誠度為目的,如一些促銷活動后,會安排走訪客戶活動,一來增加忠誠度,二來活動目標群對活動及產品的意見反饋。

          執行方案

          通常包括活動前的準備,活動中的現場控制,活動后的安排。如果活動的規模不是特別大,公關方案和活動中執行方案將會并入在這個方案中。在制作活動進行執行方案的時候,除了活動的流程以外,還應該考慮到現場的人流方向,比如一個展會,在制作的過程中,就應該設計出一套合理的人流流向路線,保證按照路線參觀到盡量多的展臺,同時保證活動的人流分布合理,不會出現在有的展臺人流擁擠,有的展臺人流稀少的問題。

          在執行方案中,較關鍵的是小組的分工和成員的分配,將每個項目籌備一個準備小組,安排一個負責人,進行細致的分工,是在執行方案中必須體現的。在做執行方案的時候,在制作者的頭腦中一定要把整個活動模擬數遍,把各個細節都考慮到,有順序地安排各個階段的時間,做到有條不紊。其實執行方案就是兩個方面的工作:物料的工作和人力資源的工作。將人和物有機的結合,那么這個執行方案可以說是成功的了。

          風險意外控制方案

          在活動舉行的過程中,會有很多情況出現,這些意外或大或小,也可大可小,有時候一個很小的意外可能會給活動帶來毀滅性的打擊。因此,在制作活動風險意外控制方案的時候,考慮得越多,就意味著活動的風險越小,取得成功的可能性就越大。在可能發生的意外中,一般會包括,天氣變化,這對戶外的活動會產生影響,因此發生變天一定要有提前預防的相關機制;現場如果出現受傷,那么又應該如何處理。

          在戶外的大型活動,較忌諱的事情是發生現場混亂,一旦混亂影響的不僅是整個活動效果,而且如果出現人員受傷的情況,那么將個公司和舉辦方帶來很嚴重的負面影響,因此,如何加強現場的控制力,避免這種事情的發生,在風險意外控制方案中要考慮到,很有可能因為一個小小的意外引起現場觀眾的恐慌,那么就很有可能導致現場的混亂。

          較后,會議執行信奉一句話:兵不在多而在精。三分靠策劃,七分靠執行。一個有創意的活動方案想要有生命,就要有足夠的執行力,并且保證執行過程的精確?;顒訄绦袕娬{的就是人的執行,因此,合理地安排活動工作人員,進行權責分明的分工,讓每個工作人員清楚自己的職責也是整個執行過程的關鍵。也就是說,活動執行成功與否的關鍵不是安排了多少個人,而是在于是否明確了每個人的工作崗位,做到各盡其責,各盡其職。

          同時,會議結束了并不代表活動就完成了。在活動過程中或許沒有達到預想的效果,但是后期的操作如果恰當,能得到亡羊補牢的效果??梢赃@么說,活動的后期也是活動一個很重要的環節,能起到一個鞏固活動效果,提升目標群對品牌的認可度和忠誠度。在活動結束后,不能讓目標群形成一個落差,而應該讓他們感覺到活動還在繼續。在現實的活動操作中,有很多活動都忽視這個過程。如果這個環節處理的好,完全可以帶來和活動過程相同的效果,甚至更好的效果。







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